📑 Поддержка MS Office - печать различных документов

Данная функция доступна тем пользователям, у кого приобретен дополнительный модуль «Поддержка MS Office»

Перед прочтением статьи посмотрите ознакомительный ролик о работе модуля «Поддержка MS Office»:

YouTube, RuTube

Функция «Поддержка MS Office» Функция позволяет экспортировать в MS Word (doc) и MS Excel (xls) стандартную информацию. Функцию можно применять для автоматического заполнения договоров, счетов, актов и т.п. Для настройки функции необходимо предварительно настроить шаблон документа (Word, Excel или OpenOffice Write).

Так же функция позволяет печатать счета, накладные, акты стандартных форм

Заполните информацию о организации для подстановки ее в счета, акты, накладные

Настройка

Добавить подготовленный шаблон в программу можно в меню программы «Настройки» → «Открыть список документов»

После того как вы добавили шаблон документа в программу, он станет доступен на закладке «Печать» в выпадающем меню у кнопки «Документы» . Для удобства кнопка «Документы» продублирована на закладке «Калькуляция».

Перед настройкой убедитесь, что у вас правильно настроены обрезки.

Поля, которые программа распознает в шаблоне документа и заменяет их на соответствующие значения, приведены ниже:

Данные о заказе:

#.NumZakaz#. - Номер заказа;

#.NumPotolok#. - Номер заказа/потолка;

#.DatePotolok#. - Дата заказа/создания чертежа (формат как в программе);

#.DatePotolokMonth#. - Дата заказа/создания чертежа (формат 7 Марта 2012);

#.FacturaName#. - Название материала;

#.FacturaColor#. - Цвет материала;

#.CommentClient#. - Комментарий для клиента;

#.CommentMontage#. - Комментарий для монтажников;

#.CommentProizv#. - Комментарий для производителя;

#.ClientSumPotolok#. – Площадь потолка для клиента;

#.ClientSumARTPotolok#. – Площадь фотопечати для клиента;

#.ClientPerimetr#. – Периметр помещения для клиента;

#.ClientPerimetrCurv#. – Периметр кривых участков;

#.ClientPerimetrCut#. – Периметр вырезов;

#.ClientPerimetrCurvCut#. – Периметр криволинейных вырезов;

#.ClientCountPoint#. – Количество точек для клиента;

#.ProizvRashodKVM#. – Расход пленки в квадратных метрах;

#.ProizvRashodPM#. – Расход пленки в погонных метрах;

#.ProizvSumPotolok#.– Площадь полотна для производителя;

#.ProizvSumCut#. – Площадь вырезов для производителя;

#.ProizvPerimetrCut#.- Периметр вырезов для производителя;

#.ProizvPerimetrHarpoon#. – Периметр гарпуна, с учетом вырезов для производителя;

#.ProizvLengthShov#. – Длина швов для производителя;

#.ProizvCountPoint#. – Количество точек для производителя;

#.FIOManager#. - ФИО менеджера, создавшего заказ

Данные о клиенте:

#.FIOClient#. - ФИО клиента;

#.StreetClient#. - Адрес клиента;

#.TelClient#. - Телефон клиента;

#.PaspClientNum#. - номер паспорта клиента или ИНН/КПП, если создан как юр.лицо;

#.PaspClientDate#. - дата выдачи паспорта клиента;

#.PaspClientWho#. - кем выдан паспорт клиента или Банковские реквизиты, если создан как юр.лицо;

#.PaspClientReg#. - прописка клиента;

Данные из калькуляции:

#.CalcSumZakaz#. - Общая сумма заказа (цифрами), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcSumZakazPropis#. - Общая сумма заказа (прописью), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcSumPredoplata#. - Сумма предоплаты за заказ (цифрами), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcSumPredoplataPropis#. - Сумма предоплаты за заказ (прописью), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcSumDolg#. - Сумма долга за заказ (цифрами), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcSumDolgPropis#. - Сумма долга за заказ (прописью), действует при активной функции Калькуляция;

#.CalcProcentAvans#. - Процент предоплаты за заказ, действует если активна функция Калькуляция;

#.CalcNDS#. – НДС от суммы заказа;

#.CalcNDSPropis#. – НДС прописью;

Настройка шаблонов документов MS Excel

При заполнении документа MS Excel необходимо придерживать стиля, что тэги полей должны быть размещены по одной в ячейке. Если в ячейке вместе с тэгом размещен дополнительный текст, то он будет заменен.

Документ необходимо сохранить формате «Книга Excel 97-2003(*.xls)».

Для работы с документами MS Excel необходимо произвести предварительную настройку в самом документе:

В новом шаблоне необходимо обозначить область, в которой будет производится поиск и замена информации. Для этого выделите область, в которой будет производится замена, нажмите в верхнем меню вкладку «Формулы» → «Задать имя».

В открывшемся диалоговом окне ввести имя «_MAIN_» (обратите внимание на то что слева и справа два раза стоит нижнее подчеркивание) и нажать «ОК».

После этого документ необходимо сохранить формате «Книга Excel 97-2003(*.xls)».

Для настройки в версиях MS Office, не похожих на представленную на рисунках, обратитесь в техническую поддержку EasyCeiling.

На какие вопросы отвечает эта статья?

1. Что такое функция "Поддержка MS Office"?

2. Какие документы можно создавать с помощью этой функции?

3. Как настроить шаблоны документов?

4. Как добавить шаблон в программу?

5. Какие поля можно использовать в шаблонах?

6. Как настроить данные о заказе в шаблоне?

7. Как настроить данные о клиенте в шаблоне?

8. Как настроить данные из калькуляции?

9. Как работать с шаблонами MS Excel?

10. Как настроить область поиска в Excel?

11. Как сохранить шаблон в правильном формате?

12. Как организовать печать документов?

13. Как настроить информацию об организации?

14. Как использовать стандартные формы?

15. Как настроить обрезки перед печатью?

16. Как работать с разными версиями MS Office?

17. Как настроить автоматическое заполнение?

18. Как организовать работу с договорами?

19. Как настроить печать счетов и накладных?

20. Как обеспечить корректность данных в документах?